Diccionario de TravelContact

A

Acceso público

Permite a los usuarios ver todos los clientes y los viajes en la plataforma. Los agentes de viajes no pueden descargar la base de datos de la agencia a un archivo de Excel a menos que tengan una cuenta de usuario administrador.

Acceso privado

Permite que el agente de viajes vea solo a sus propios clientes y viajes.

Agrupación de pagos por servicios.

Agrupar los servicios para los pagos le permite al cliente conocer el monto total y hacer un pago único por todos los servicios contratados, sin necesidad de desglosarlos entre la cantidad de servicios agrupados.

Automatización

Aquí puede enviar recordatorios de fechas de vencimiento de visas y pasaportes, y también enviar mensajes especiales en aniversarios y cumpleaños a todos sus clientes.

 

B

 

Búsqueda avanzada de clientes

Busca los cliente de una manera más específica. Podrá buscar por nombre, apellido, correo electrónico, fecha de nacimiento y agente.

Búsqueda simple de clientes

Busca a tus clientes por nombre o apellido.

 

C

Cliente

Es una persona que se creó para agregarse automáticamente a un viaje y tiene un método de contacto, ya sea un correo electrónico, un número de teléfono o ha sido asignado a un viajero principal.

Cliente principal

El cliente principal es la persona cuyo nombre se va a generar en la factura de los servicios a pagar.

Comisión

Comisión recibida del proveedor.

Cuota

Es un gasto extra que no se recuperará, no es una comisión.

 

E

Estado de pago de una comisión.

 

F

Factura con seguimiento

Es la factura que desea hacer un seguimiento, deberá agregar el cliente principal y la fecha de vencimiento de los pagos.

Factura sin seguimiento

Es la factura que no desea seguir. No es necesario asignar un cliente principal o una fecha de vencimiento para recibir los pagos.

 

I

Información de la agencia

Esta es una página interna para la agencia y solo puede ser vista por los agentes  autorizados. En esta sección, podrá ver la fecha de creación del cliente, quién agregó el cliente, a quién está asignado el cliente, si el cliente se comparte y la información de origen en caso de que exista. Además, es posible agregar comentarios con respecto al cliente, y se guardará en su perfil.

Itinerario general

Encontrará todos los servicios que se han agregado al viaje, independientemente de qué clientes se agreguen a estos servicios.

Itinerario personal

Cada cliente verá solo su itinerario con los servicios en los que este está incluido.

 

M

Markup del viaje

Se refiere a cualquier cargo adicional agregado a un servicio. Es un monto que el cliente pagará directamente a la agencia o el proveedor pagará este monto adicional por encima de la comisión esperada.

 

N

Notas sobre un viaje

Agrega notas importantes a tus viajes por servicio. Estos mensajes aparecerán en el itinerario.

 

P

Perfil de administrador

Los usuarios administrativos tendrán acceso a la información completa dentro de la plataforma TravelContact. Pueden ver, agregar o editar clientes, viajes, automatizaciones e informes de ventas de toda la agencia. Pueden realizar un seguimiento de las ventas, comisiones y pagos de todos, lo que les permite verificar la productividad de los agentes y proveedores.

Perfil de Asistente

Estos usuarios tienen acceso a casi toda la información de la agencia en TravelContact. Pueden ver, agregar y editar la base de datos de clientes, pueden asignar un cliente a un agente dentro de la agencia. También pueden agregar o editar automatizaciones. En el módulo Viajes, pueden ver los viajes pero no editarlos. También pueden ingresar y pagar las comisiones por los servicios confirmados. Un asistente no tiene acceso al módulo Informes de la agencia.

Perfil del agente

Los agentes de viajes pueden ver, agregar o editar sus propios clientes, viajes, automatizaciones y campañas. Necesitan acceso público o una acción de compartir para trabajar con datos de otros agentes. No tienen acceso a la sección administrativa de la agencia de viajes (ventas, comisiones y pagos). También tiene acceso al Módulo de reportes donde solo puede ver sus ventas.

Privacidad del cliente

Se refiere al tipo de acceso que tendrán los agentes de viajes dentro de la agencia, esta información se requiere al momento de unirse a la plataforma para proteger la privacidad de su base de datos. El tipo de privacidad es determinado por el dueño o administrador de la agencia de viajes.

Prospecto

Es un cliente que se creó, pero no se agregará a un viaje en ese momento. Una vez en la plataforma, se puede agregar a un viaje o editar en cualquier momento.

 

 

S

Sección de agentes dentro del módulo de reportes.

La sección de agentes es donde puede ver la lista de los agentes que conforman su agencia y establecer un rango de fechas para ver los montos correspondientes a cada uno. A través de esta sección, será posible monitorear más efectivamente las ventas y comisiones generadas por los agentes, además de conocer el costo de los servicios vendidos y las comisiones que los proveedores otorgan a la agencia para la venta del servicio.

Sección de clientes dentro del módulo de reportes.

Aquí encontrarás un análisis de la base de datos de tus clientes. A través de cuadros y gráficos, la plataforma le mostrará su base de datos segmentada que puede evaluar y trabajar en sus fortalezas y desventajas para mejorar su productividad.

Sección de historia en el menú del viaje.

En esta sección, encontrará un registro de todos los cambios realizados en el viaje.

Sección de montos dentro del módulo de reportes.

Es donde puede encontrar los montos de ventas totales de la agencia y el ingreso total generado por las comisiones recibidas. Los administradores pueden hacer un seguimiento de todas las comisiones generadas, lo que les permite ver la productividad de sus agentes. Puede ver la cantidad de comisiones por mes, por agente y por año.

Sección de personalización

En esta sección, los administradores de la agencia podrán crear nuevas categorías y campos dentro del perfil del cliente para ingresar la información que consideren relevante para sus bases de datos, lo que les ayudará a personalizar el Módulo de Clientes de acuerdo con las necesidades de la agencia.

Sección de preferencias

El agente puede agregar información relevante sobre las preferencias, necesidades y gustos específicos de un cliente. Esto ayudará a centrarse en satisfacer los intereses de los clientes en los diferentes tipos de servicios (intereses, hotel, vuelo, crucero, vehículo y tren).

Sección de proveedores dentro del módulo de reportes.

Aquí veras las ventas totales de la agencia por servicio y proveedores. Podrá establecer un intervalo de fechas y ver todos los ingresos generados en el transcurso del tiempo seleccionado, puede ser general o detallado por un agente o servicio.

Sección de servicios

Puede ver los detalles de las comisiones generados en cada servicio de todos los viajes. Puede editar la información, agregar una comisión, revisar los clientes asociados al viaje y los detalles del servicio. Además, hacer una búsqueda avanzada para filtrar información.

Sub-agencias

En TravelContact usamos este término para el grupo de agentes independientes que pertenecen a la misma agencia principal que también trabajan juntos, y tienen una estructura determinada. Esto permitirá que la agencia principal tenga más control sobre sus operaciones.

Sub-viajero de

Este es el viajero principal de una persona que no tiene un método de contacto, por ejemplo: un menor de edad o una persona mayor.

Sucursales

Sucursales es el término que usamos en TravelContact para agrupar diferentes entidades. Una sucursal puede estar constituida por: agencias secundarias, agentes independientes o clientes y está controlada por la agencia principal. Cada sucursal reporta a la agencia principal.

 

T

Términos básicos de una factura.

Los términos básicos son una breve explicación para mostrar las políticas básicas con las que trabaja la agencia al vender un servicio.

Términos extendidos a una factura

Los términos extendidos son una explicación más detallada de todas las políticas que debe seguir la agencia cuando realiza la venta de un servicio, este tipo de términos es un contrato que solo puede ser establecido por el administrador de la agencia.

 

V

Viaje activo

Un viaje se activa cuando llega la fecha del primer servicio confirmado y este comienza. El viaje permanecerá activo hasta que el último servicio en el viaje haya finalizado.

Viaje confirmado

Un viaje confirmado es cuando el agente ha confirmado uno o más servicios (vuelo, alojamiento, transporte, restaurante, actividad, seguro, crucero, etc.) y se ha generado la factura.

Viaje reciente

Un viaje se vuelve reciente el día después de que finalice el último servicio confirmado de este. Los viajes recientes son viajes que han finalizado y todos los servicios del viaje han finalizado.

Viajero principal

El viajero principal es el representante del cliente, aquí puede agregar el tipo de relación que el cliente tiene con otros clientes.

¿Fue útil este artículo?