Contabilidad del Viaje (Facturas, Pagos, Comisiones)

Contabilidad.png

  1. ¿Qué información se encuentra en la sección de contabilidad?
  2. ¿Dónde puedo visualizar las comisiones asociadas a un viaje?
  3. ¿Cómo ingresar un pago programado?
  4. ¿Cómo ingresar un pago realizado?
  5. ¿Cómo ingresar pagos realizados a un proveedor?
  6. ¿Cómo ingresar pagos programados a un proveedor?
  7. ¿Cómo agregar comisiones a los servicios?
  8. ¿Cómo ingresar el pago de una comisión desde el viaje?
  9. ¿Qué representan los estatus de las comisiones?
  10. ¿Cuáles son los tipos de facturas en TravelContact?
  11. ¿Cómo personalizar una factura?
  12. ¿Cómo agregar el logo de tu agencia a la factura?
  13. ¿Qué información puede verse en las facturas?
  14. ¿Cómo editar una factura?
  15. ¿Dónde puedo ver las facturas generadas?
  16. ¿Cómo agregar los términos básicos a una factura?
  17. ¿Cómo agregar los términos extendidos a una factura?
  18. ¿Se puede generar factura para los servicios que serán pagados directo al proveedor?
  19. ¿Dónde puedo ver las facturas generadas?
  20. ¿Puedo agregar un servicio a una factura existente?
  21. ¿Cómo descargar una factura?
  22. ¿Cómo descargar múltiples facturas?
  23. ¿Puedo eliminar una factura?
  24. ¿Qué es una cotización en TravelContact?
  25. ¿Cuál es la diferencia entre una factura y una cotización?
  26. ¿Cómo crear una cotización?
  27. ¿Puedo generar múltiples cotizaciones para un viaje?
  28. ¿Qué servicios puedo incluir en las cotizaciones?
  29. ¿Dónde puedo encontrar las cotizaciones creadas para un viaje?
  30. ¿Cómo eliminar una cotización creada anteriormente?
  31. ¿Cómo eliminar varias cotizaciones del mismo viaje al mismo tiempo?
  32. ¿Cómo ver y personalizar una cotización?
  33. ¿Cómo descargar una cotización en PDF?
  34. ¿Cómo descargar varias cotizaciones de un viaje a la vez?
  35. ¿Cómo enviar una cotización a los clientes?
  36. ¿Cómo agregar pagos recibidos a una cotización?
  37. ¿Puedo agregar los términos y condiciones de la agencia a las cotizaciones?

1. ¿Qué información se encuentra en la sección de contabilidad?

Se encuentran las facturas generadas de los servicios confirmados que serán pagados a la agencia y la información de pago sobre las comisiones a recibir por cada servicio de parte del proveedor. A través de esta sección es posible ingresar los pagos de las facturas, además de hacer seguimiento de las mismas. También podrás ver, editar y/o descargar las facturas creadas para los servicios confirmados.

2. ¿Dónde puedo visualizar las comisiones asociadas a un viaje?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, haz clic en la sección de contabilidad.
  3. Ubica la categoría de comisión y encontrarás información relacionada con los montos recibidos o pendientes de las comisiones.

3. ¿Cómo ingresar un pago programado?

  1. Una vez creado el viaje y confirmado los servicios del mismo, debes ir a la sección de contabilidad.
  2. Ubica la factura del servicio, haz clic en el botón acciones y luego selecciona ingresar un pago. Si los costos fueron divididos en la sección de servicios, debes ubicar el botón acciones que corresponda con cada uno de los grupos.
  3. Se abrirá una ventana del lado derecho en la cual podrás ingresar los pagos correspondientes al servicio. Puedes agregar o programar los pagos.
  4. En el recuadro de información de pago, indica SI a la pregunta: ¿solicitar pagos?.
  5. Dirígete al recuadro de pagos programados y haz clic en el botón agregar solicitud de pago +.
  6. Se abrirá una ventana donde debes completar la información del pago que se va a programar y repetir el procedimiento si desea programar varios pagos.
  7. Al recibir los pagos programados, ingresa la información dentro del mismo cuadro de pagos programados para evitar generar un pago adicional. Para hacer esto, debes hacer clic en el botón acciones y seleccionar la opción realizar pago.
  8. Para eliminar un pago, haz clic en el botón acciones y selecciona la opción eliminar.  

4. ¿Cómo ingresar un pago realizado?

  1. Una vez creado el viaje y confirmado los servicios del mismo, debes ir a la sección de contabilidad.
  2. Ubica la factura del servicio, haz clic en el botón Acciones y luego selecciona Ingresar un pago. Si los costos fueron divididos en la sección de servicios, debes ubicar el botón Acciones que corresponda con cada uno de los grupos.
  3. Se abrirá una ventana del lado derecho en la cual podrás ingresar los pagos correspondientes al servicio. Puedes agregar o programar los pagos.
  4. En el recuadro de Información de pago, indica NO a la pregunta: ¿solicitar pagos?.
  5. Ubica el recuadro de Pagos realizados y haz clic en el botón Agregar pago +.
  6. Se abrirá una ventana en donde debes completar la información del pago realizado.
  7. Para editar o eliminar los pagos realizados, haz clic en el botón Acciones y selecciona la opción correspondiente. 

5. ¿Cómo ingresar pagos realizados a un proveedor?

  1. Una vez creado el viaje y confirmado los servicios del mismo, debes ir a la sección de contabilidad.
  2. Haz clic en la categoría pagos a proveedores y escoge entre las opciones: Directo al proveedor o Agencia al proveedor.
  3. Ubica el servicio, haz clic en el botón acciones y selecciona la opción ingresar pago.
  4. Se abrirá una ventana en la cual podrás ingresar los pagos al proveedor correspondientes al servicio.

Nota: También puedes seleccionar varios servicios y marcarlos como pagados.

6. ¿Cómo ingresar pagos programados a un proveedor?

  1. Una vez creado el viaje y confirmado los servicios del mismo, debes ir a la sección de contabilidad.
  2. Haz clic en la categoría pagos al proveedor y escoge entre las opciones: Directo al proveedor o agencia al proveedor.
  3. Ubica el servicio, haz clic en el botón acciones y selecciona la opción gestionar pagos.
  4. Se abrirá una ventana del lado derecho en la cual podrás ingresar los pagos correspondientes al servicio. Puedes agregar o programar los pagos.
  5. En el recuadro de información de pago, indica SI a la pregunta: ¿ingresar recordatorios de pago?.
  6. Dirígete al recuadro de pagos programados y haz clic en el botón agregar solicitud de pago +.
  7. Se abrirá una ventana donde debes completar la información del pago que se va a programar y repetir el procedimiento si desea programar varios pagos.
  8. Al recibir los pagos programados, ingresa la información dentro del mismo cuadro de pagos programados para evitar generar un pago adicional. Para hacer esto, debes hacer clic en el botón acciones y seleccionar la opción realizar pago.

7. ¿Cómo agregar comisiones a los servicios?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. Es posible agregar  las comisiones desde la sección de servicios o desde la sección de contabilidad, ambas ubicadas en el menú superior de la ficha de viaje.
  3. Para los dos casos, debes ubicar el servicio, hacer clic en el botón acciones y seleccionar la opción ver información de servicio.
  4. Se abrirá una ventana del lado derecho con la información del servicio, ubica la categoría de costos y haz clic en editar.
  5. Si los costos del servicio están divididos por grupos, debes ingresar en cada uno de los grupos y agregar la comisión correspondiente para cada uno.
  6. Al terminar, haz clic en guardar cambios.

8. ¿Cómo ingresar el pago de una comisión desde el viaje?

  1. Ingresa en el viaje y ubica la sección de Contabilidad – Comisiones.
  2. Selecciona el servicio al que le vas a ingresar el pago de la comisión, haz clic en el botón Acciones – Ingresar comisión.
  3. Se abrirá una ventana donde deberás agregar la información d la transacción: fecha, monto, # de confirmación, Descripción, Método de pago, CK/CC/Ach No, Memo, en este paso podrás Agregar y conciliar luego ó Agregar y empezar conciliación.  
  4. Al seleccionar Agregar y empezar conciliación, deberás ingresar la fecha de pago y el monto de la Comisión recibida 
  5. Haz clic en Finalizar conciliación.

9. ¿Qué representan los estatus de las comisiones?

Solo para Administradores y Asistentes

Al ingresar el pago de una comisión, podrá agregar el Estados de la Comisión, eligiendo entre:

  1. Abierto: las comisiones  se encuentran con pagos pendientes por parte del proveedor a la agencia y/o de la agencia al agente.
  2. Anulado: se ha cancelado un servicio y no genera ningún tipo de penalidad. 
  3. Cancelado: se ha cancelado un servicio y genera una penalidad (según políticas de cancelación o contratos).
  4. Cerrado: se ha pagado la totalidad de la comisión por parte del proveedor a la agencia y de la agencia al agente.

10. ¿Cuáles son los tipos de facturas en TravelContact?

Existen dos tipos de facturas: Facturas con seguimiento y Facturas sin seguimiento.

  • Facturas con seguimiento son aquellas a la cual se les agrega un cliente principal y una fecha de vencimiento para luego agregar los pagos de la misma en el futuro.
  • Facturas sin seguimiento son aquellas a la cual no es necesario asignarle un cliente principal ni fecha de vencimiento para recibir los pagos.

11. ¿Cómo personalizar una factura?

  1. Ingresa a un viaje de tu lista y luego dirígete a la sección de contabilidad.
  2. Ubica la factura que deseas personalizar, selecciona el botón acciones, y luego haz clic en ver factura.
  3. Podrás editar el color de la factura y la fuente, escogiendo entre las opciones disponibles. También podrás cambiar el nombre del cliente principal si es necesario, agregar el logo de la agencia e ingresar una breve descripción de los servicios.
  4. Finalmente, hay una casilla para agregar los términos y condiciones de tu agencia.

12. ¿Cómo agregar el logo de tu agencia a la factura?

  1. Dirígete a la sección de  contabilidad.
  2. Elige la factura a la que deseas agregar el logo de tu agencia. Ubica el botón acciones que corresponde y selecciona la opción ver factura.
  3. Haz clic en el recuadro que dice seleccione su logotipo aquí.
  4. Podrás cargar la imagen desde el escritorio de tu computadora o agregar el URL de la imagen.
  5. Una vez que hayas cargado la imagen, haz clic en guardar imagen.

Nota: Si ya el administrador de la agencia había agregado un logo, este aparecerá como predeterminado en las facturas y para cambiarlo debes hacer clic en editar y seguir los pasos mencionados.

13. ¿Qué información puede verse en las facturas?

  • Número de factura
  • Fecha de elaboración
  • Título del viaje
  • Cliente principal
  • Nombre de la agencia o del proveedor
  • Detalles y descripción de los servicios facturados
  • Monto total de la factura
  • Impuestos
  • Descuentos
  • Cantidad pagada
  • Saldo adeudado

14. ¿Cómo editar una factura?

  1. Ingresa a un viaje de tu lista y luego dirígete a la sección de contabilidad.
  2. Ubica la factura que deseas editar, selecciona el botón acciones, y luego haz clic en editar factura.
  3. Podrás editar el cliente principal de la factura, la fecha de vencimiento, el impuesto, el descuento y cambiar el estado de seguimiento/no seguimiento de las facturas.

15. ¿Dónde puedo ver las facturas generadas?

  1. Dirígete a la sección de contabilidad.
  2. Ubica la factura que deseas ver, selecciona el botón acciones, y luego haz clic en ver factura.
  3. Podrás visualizar la factura y personalizarla, también podrás agregar los términos y condiciones con los que trabaje tu agencia.
  4. Para volver a visualizar la lista de facturas, haz clic en la opción volver a la lista de facturas.

16. ¿Cómo agregar los términos básicos a una factura?

Los términos básicos son explicaciones cortas donde se indican las políticas con las que trabaja la agencia al momento de vender algún servicio.

Una vez confirmado y facturado los servicios:

  1. Dirígete a la sección de contabilidad.
  2. Escoge la factura a la cual deseas agregar los términos y condiciones y haz clic en ver factura.
  3. Ubica el cuadro términos y haz clic en seleccionar para escoger entre las opciones: preestablecidos por agencia o preestablecidos por usuario.
  4. En caso de querer agregar nuevos términos básicos como usuario lo podrás hacer al elegir: Añadir uno nuevo, sólo debes agregar el texto con la información y hacer clic en agregar.

17. ¿Cómo agregar los términos extendidos a una factura?

Los términos extendidos son explicaciones más largas donde se establecen todas las políticas a seguir por la agencia cuando realiza la venta de los servicios, este tipo de términos es una especie de contrato que sólo puede ser establecido por el administrador de la agencia.

Una vez confirmado y facturado los servicios:

  1. Dirígete a la sección de contabilidad.
  2. Escoge la factura a la cual deseas agregar los términos y condiciones y haz clic en ver factura.
  3. En la esquina inferior derecha, haz clic en Agregar términos extendidos.
  4. Se abrirá una nueva ventana donde puedes escoger entre los términos extendidos que el administrador ha configurado para tu agencia. Selecciona entre las opciones disponibles y haz clic en agregar.

18. ¿Se puede generar factura para los servicios que serán pagados directo al proveedor?

No, solo se genera factura para los servicios que serán pagados a la agencia.

19. ¿Dónde puedo ver las facturas generadas?

  1. Dirígete a la sección de contabilidad.
  2. Ubica la factura que deseas ver, selecciona el botón acciones, y luego haz clic en ver factura.
  3. Podrás visualizar la factura y personalizarla, también podrás agregar los términos y condiciones con los que trabaje tu agencia.
  4. Para volver a visualizar la lista de facturas, haz clic en la opción volver a la lista de facturas.

20. ¿Puedo agregar un servicio a una factura existente?

Si, podrás agregar servicios con costos divididos a una factura grupal o a una factura individual y también podrás agregar servicios sin costos divididos a una factura individual creada anteriormente, pero no podrás mezclar una factura de grupos con servicios individuales.

21. ¿Cómo descargar una factura?

  1. Dirígete a la sección de contabilidad.
  2. Ubica la factura que deseas descargar y en el botón acciones, selecciona la opción ver factura.
  3. En la factura, haz clic en el botón descargar PDF. Podrás escoger entre las opciones disponibles: PDF detallado con o sin detalles de pago y PDF no detallado con o sin detalles de pago.
  4. Busca el PDF descargado en la carpeta de descargas de tu computador.

22. ¿Cómo descargar múltiples facturas?

  1. Ingresa en un viaje de tu lista y luego dirígete a la sección de contabilidad.
  2. Selecciona todas las facturas que deseas descargar y haz clic en el botón acciones ubicado en la parte superior (al lado de servicios).
  3. Escoge una de las opciones: descarga masiva de PDF detallados o descarga masiva de PDF no detallados, con o sin detalles de pago.
  4. Se descargará un archivo zip que debes ubicar en la carpeta de descargas de tu computador y ahí podrás ver todas las facturas seleccionadas.

23. ¿Puedo eliminar una factura?

Si, puedes eliminar una o varias facturas en el momento que lo desees.

  1. Dirígete a la sección de contabilidad.
  2. Ubica la factura que deseas eliminar, haz clic en el botón acciones correspondiente y selecciona la opción eliminar factura.
  3. La plataforma te preguntará: ¿seguro que desea eliminar la factura?, haz clic en aceptar y tu factura será eliminada

Nota: Al eliminar la factura, los servicios que estaban asociados volverán al estado de Propuesta dentro de la lista de servicios.

24. ¿Qué es una cotización en TravelContact?

Una cotización es un documento que refleja un estimado de costos para una selección de servicios confirmados en un viaje. La cotización puede incluir servicios confirmados pagaderos a la agencia, así como servicios pagaderos al proveedor.

25. ¿Cuál es la diferencia entre una factura y una cotización?

Una factura solo incluirá servicios confirmados en un viaje pagaderos a la agencia, ya que la factura se envía desde la agencia al cliente para pagar estos servicios. Una cotización también puede incluir los servicios en el viaje que son pagaderos al proveedor.

Una factura se utiliza para cobrarle a un cliente el monto total adeudado a la agencia. Una cotización se utiliza para informar al cliente del monto total adeudado, independientemente de los servicios pagaderos a la agencia o al proveedor.

26. ¿Cómo crear una cotización?

En la sección de Servicios dentro del viaje:

  1. Selecciona los servicios que desea agregar a la cotización haciendo clic en el cuadro junto a ellos.
  2. Haz clic en Acciones - Crear una cotización.
  3. Ingresa el cliente principal, la descripción de la cotización, la fecha de creación.
  4. En el recuadro donde aparece la descripción de los servicios y los proveedores, puedes tildar la opción para ocultar proveedor y agregar una descripción en caso de ser necesario.
  5. También podrás agregar descuentos e impuestos de venta.   
  6. Para finalizar haz clic en Crear.

27. ¿Puedo generar múltiples cotizaciones para un viaje?

Si. El usuario puede generar tantas cotizaciones como sea necesario y puede repetir servicios en diferentes cotizaciones. La única restricción es que dos cotizaciones no pueden tener el mismo nombre.

28. ¿Qué servicios puedo incluir en las cotizaciones?

Puede incluir cualquier servicio de un viaje en una cotización. La cotización puede incluir servicios pagaderos a la agencia y servicios pagaderos al proveedor.

29. ¿Dónde puedo encontrar las cotizaciones creadas para un viaje?

Ingresa en la sección de contabilidad y selecciona Facturas - Cotizaciones. Aquí encontrarás una lista de todas las cotizaciones creadas y desde el botón Acciones podrás: 

  • Ver cotización
  • Editar cotización
  • Descargar PDF detallado
  • Descargar PDF no detallado
  • Enviar PDF detallado
  • Enviar PDF no detallado 
  • Eliminar cotización

30. ¿Cómo eliminar una cotización creada anteriormente?

  1. Ingresa en la sección de contabilidad y selecciona Facturas - Cotizaciones
  2. Ubica la cotización que deseas eliminar y haz clic en Acciones - Eliminar cotización.
  3. Para finalizar haz clic en Aceptar.

31. ¿Cómo eliminar varias cotizaciones del mismo viaje al mismo tiempo?

  1. Ingresa en la sección de contabilidad y selecciona Facturas - Cotizaciones.
  2. Ubica las cotizaciones que deseas eliminar y selecciónalas haciendo clic en el cuadro junto a cada una de ellas. 
  3. Luego haz clic en el botón Acciones y selecciona Eliminación masiva.

32. ¿Cómo ver y personalizar una cotización?

  1. Ingresa en la sección de contabilidad y selecciona Facturas - Cotizaciones
  2. Ubica la cotización que deseas ver y haz clic en Acciones - Ver cotización
  3. Aquí podrás: editar el color, elegir la fuente, agregar el logo, agregar la descripción del servicio, ocultar proveedor, incluir los términos de la agencia, ingresar los pagos, descargar la versión detallada o no detallada de la cotización con o sin detalles de pago.

33. ¿Cómo descargar una cotización en PDF?

  1. Ingresa en la sección de contabilidad y selecciona Facturas - Cotizaciones
  2. Selecciona las cotizaciones que deseas descargar y en el botón Acciones elige entre las opciones: Descarga masiva de PDF detallado o descarga masiva de PDF no detallado con o sin detalles de pago. Todas las cotizaciones seleccionadas se descargarán en el formato especificado.

34. ¿Cómo descargar varias cotizaciones de un viaje a la vez?

  1. Ingresa en la sección de contabilidad y selecciona Facturas - Cotizaciones
  2. Ubica las cotizaciones que deseas descargar y selecciona entre las opciones: Descarga masiva de PDF detallado o descarga masiva de PDF no detallado con o sin detalles de pago. Todas las cotizaciones seleccionadas se descargarán en el formato especificado.

35. ¿Cómo enviar una cotización a los clientes?

  1. Ingresa en la sección de contabilidad y selecciona Facturas - Cotizaciones
  2. Ubica la cotización, haz clic en Acciones y elija entre las opciones: Enviar PDF detallado con o sin detalles de pago o Enviar PDF no detallado con o sin detalles de pago.
  3. Aparecerá un cuadro de mensaje con el PDF de la cotización como archivo adjunto, también puedes: seleccionar los clientes para enviar, ingresar un asunto, escribir un mensaje e incluir archivos adjuntos adicionales. 
  4. Luego haz clic en enviar.

36. ¿Cómo agregar pagos recibidos a una cotización?

Una cotización puede incluir servicios con dos tipos de pago: 

  1. Para pagos al proveedor: la cotización incluirá automáticamente todos los pagos directos al proveedor ingresados ​​en TravelContact. No es necesario agregar estos pagos a la cotización.
  2. Para pagos a la agencia:
  • Ingresa en la sección de contabilidad y selecciona Facturas - Cotizaciones.
  • Ubica la cotización y haz clic en Acciones - Ver cotización.
  • Ingrese el pago en la casilla Pagado (el saldo adeudado se ajustará para reflejar el pago ingresado).

37. ¿Puedo agregar los términos y condiciones de la agencia a las cotizaciones?

Si. 

  1. Ingresa en la sección de contabilidad y selecciona Facturas - Cotizaciones.
  2. Ubica la cotización y haz clic en Acciones - Ver cotización
  3. En el cuadro de Términos, selecciona entre los términos preestablecidos de la agencia o los preestablecidos por el usuario que son términos que ya se han guardado en TravelContact ó selecciona Añadir uno nuevo para agregar un nuevo término e ingresa una descripción y texto. 
  4. Los términos ahora se reflejarán en la cotización y se incluirán en el PDF.

¿Fue útil este artículo?