Servicios y estatus

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  1. ¿Qué servicios puedo agregar a un viaje?
  2. ¿Cómo agregar servicios a un viaje?
  3. ¿Cuáles son los campos obligatorios para agregar un servicio en un viaje?
  4. ¿Qué es la opción de agregado rápido?
  5. ¿Cómo agregar servicios a través de la opción de Agregado rápido?
  6. ¿Puedo confirmar los servicios que he agregado mediante la opción de agregado rápido?
  7. ¿Qué es un viaje en estado de propuesta?
  8. ¿Qué es un viaje en estado confirmado?
  9. ¿Qué es un viaje en estado cancelado?
  10. ¿Cómo agregar un servicio de vuelo?
  11. ¿Cómo agregar un servicio de crucero?
  12. ¿Cómo agregar más de una cabina a un servicio de crucero?
  13. ¿Cómo agregar un servicio de hospedaje?
  14. ¿Cómo agregar sub servicios al servicio de hospedaje?
  15. ¿Cómo agregar más de una habitación en un servicio de hospedaje?
  16. ¿Cómo agregar un servicio de restaurante?
  17. ¿Cómo agregar un servicio de transporte?
  18. ¿Cómo agregar un servicio de actividad?
  19. ¿Cómo agregar un servicio de seguro?
  20. ¿Cómo agregar un servicio de tour?
  21. ¿Cómo agregar el tipo de servicio Otro?
  22. ¿Cómo agregar un servicio de mayorista/ DMC?
  23. ¿Cómo agregar sub servicios al servicio de mayorista o DMC?
  24. ¿Puedo agregar un paquete de viaje en la plataforma?
  25. ¿Cuando agrego un nuevo cliente a un viaje, automáticamente la plataforma lo asocia a todos los servicios?
  26. ¿Cómo editar un servicio?
  27. ¿Cómo agregar los costos por servicio dentro del viaje?
  28. ¿Dónde puedo visualizar las costos asociadas a un servicio?
  29. ¿Cómo distribuir los costos equivalentemente entre los grupos?
  30. ¿Cómo distribuir costos no equivalentemente?
  31. ¿En qué moneda debemos ingresar los costos de los servicios?
  32. ¿Cómo cambiar el tipo de moneda de un servicio?
  33. ¿Puedo confirmar y facturar un servicio y dejar los otros en estatus propuesta?
  34. ¿Puedo confirmar el viaje completo teniendo unos servicios que serán pagados a la agencia y otros pagados al proveedor?
  35. ¿Por qué no puedo confirmar masivamente un servicio que será pagado a la agencia y uno que será pagado al proveedor?
  36. ¿Cómo dividir el costo del servicio entre grupos de clientes?
  37. ¿Qué es el markup de viaje?
  38. ¿Cómo agregar el markup de viaje?
  39. ¿Cómo facturar el markup de viaje?
  40. ¿El markup de viaje puede reflejarse en la factura?
  41. ¿Cual es la diferencia entre comisión, markup y fee o tarifa?
  42. ¿Cómo generar una factura?
  43. ¿Puedo dividir una factura entre varios grupos de clientes?
  44. ¿Cómo dividir una factura entre grupos de clientes?
  45. ¿Como facturar varios servicios?
  46. ¿Como confirmar y facturar uno o varios servicios?
  47. ¿Cómo filtrar los servicios de un viaje?
  48. ¿Cómo agregar documentos relacionados al servicio?
  49. ¿Para qué sirve agrupar servicios a una factura?
  50. ¿Cómo eliminar un servicio?
  51. ¿Cómo cancelar un servicio?
  52. ¿Cómo reactivar un servicio que ha sido cancelado?
  53. ¿Cómo cambiar el propietario del viaje?
  54. ¿Cómo asignar un viaje a otro agente?

 

1. ¿Qué servicios puedo agregar a un viaje?

  • Actividad
  • Crucero
  • Hospedaje
  • Markup del viaje
  • Mayorista/ DMC
  • Restaurante
  • Seguro
  • Tour
  • Transporte
  • Vuelos
  • Otros

2. ¿Cómo agregar servicios a un viaje?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un servicio, dentro de la sección de servicios, selecciona el botón + agregar servicio.
  4. Podrás escoger entre 2 opciones: agregado rápido para cargar varios servicios al mismo tiempo o avanzado, donde se desplegará un listado que te permitirá elegir el servicio que deseas agregar de forma individual.
  5. Selecciona un servicio de la lista y completa la información requerida.

3. ¿Cuáles son los campos obligatorios para agregar un servicio en un viaje?

Los campos señalados con un (*deben ser llenados obligatoriamente.

4. ¿Qué es la opción de agregado rápido?

Es una forma de agregar varios servicios en un viaje, de manera rápida, sencilla y sin tener que hacerlo de forma individual. Mediante esta opción sólo podrás agregar los campos básicos de los servicios y en caso de necesitar alguna información adicional, deberás ir a la ventana del servicio y completarla.

5. ¿Cómo agregar servicios a través de la opción de Agregado rápido?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. Ingresa en la sección de servicios, haz clic en el botón + Agregar servicio y escoge la opción Agregado rápido.
  3. Se abrirá una nueva ventana donde podrás agregar todos los servicios que necesites dentro del viaje, de forma rápida y simple. Podrás escoger entre agregar los servicios con o sin costos.
  4. Al completar  todos los servicios que deseas agregar en el viaje, haz clic en Guardar.

Nota: El agregado rápido no incluye todos los campos obligatorios para un Itinerario de viaje, por ende no podrás descargar un PDF ni ver el viaje en Umapped hasta no completar dichos campos en cada servicio.

6. ¿Puedo confirmar los servicios que he agregado mediante la opción de agregado rápido?

Si, podrás confirmar los servicios ingresados mediante la opción de agregado rápido. En caso de no haber indicado los costos, también podrás confirmar y crear una factura del servicio con costo cero, la cual podrá ser editada de ser necesario.

7. ¿Qué es un viaje en estado de propuesta?

Cuando un viaje se encuentra en estado de propuesta significa que los servicios no han sido confirmados.

Entre el estado propuesta y el confirmado existen 2 sub-estados que se deben seleccionar manualmente:

  • Borrador: Todo servicio que se agrega a un viaje se crea automáticamente en el estado de borrador.
  • Negociación: Es opcional para las agencias que deseen trabajar con este sub-estado y dar a conocer que el proceso de cotización del viaje se está negociando con el cliente.

Para ambos sub estados los servicios no han sido confirmados.

Nota: El viaje podrá ser tildado como perdido antes de haber confirmado y todos los servicios quedarán en el estado que se encuentren propuesta/cancelados.

8. ¿Qué es un viaje en estado confirmado?

Cuando uno o más de los servicios fueron confirmados el viaje cambia automáticamente de estado. 

Entre el estado confirmado y el cancelado existen 3 sub-estados que funcionan de manera automatizada, los cuales están asociados a las fechas de los servicios: 

  • Próximo: Se activa a partir de 7 días antes a la fecha del primer servicio del viaje. 
  • Activo: Se activa al iniciar el primer servicio del viaje.
  • Reciente: Una vez culminados todos los servicios del viaje este cambia a estado reciente.

Nota:

  • Cuando el viaje está en reciente se podrá tildar como cerrado lo que significa que este viaje está 100% pagado por el cliente, incluyendo los pagos de las comisiones correspondientes.
  • El viaje podrá ser tildado como cancelado después de haberlo confirmado y todos los servicios quedarán en estado cancelado.

9. ¿Qué es un viaje en estado cancelado?

Un viaje que se encuentre confirmado podrá ser cancelado y automáticamente todos los servicios pasarán al estado de cancelado.

Nota: Al tener todo el viaje cancelado existe la opción de reabrir el viaje y todos los servicios volverán al estado de propuesta.

10. ¿Cómo agregar un servicio de vuelo?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un vuelo, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y en el listado escoge la opción de vuelo.
  4. Se abrirá una pestaña con todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costo, documentos. Utiliza el botón de siguiente y atrás para pasar por las diferentes categorías.
  5. Haz clic en guardar cambios. También podrás agregar documentos o editar la información cuando lo desees.

11. ¿Cómo agregar un servicio de crucero?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un crucero, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y en el listado escoge la opción de crucero.
  4. Se abrirá una pestaña con todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costo, documentos. Utiliza el botón de siguiente y atrás para pasar por las diferentes categorías.
  5. Haz clic en guardar cambios. También podrás agregar documentos o editar la información cuando lo desees.

12. ¿Cómo agregar más de una cabina a un servicio de crucero?

  1. En el módulo de viajes, crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. Dirígete a la sección de servicios, haz clic en el botón + agregar servicios y escoge la opción de avanzado.
  3. Selecciona el servicio de crucero, llena  todos los campos obligatorios en la sección de información del servicio y luego pasa a la sección de clientes.
  4. En los detalles de Cabina, haz clic en seleccione pasajeros y elige del listado los clientes que van a compartir la cabina.
  5. Indica el número de cabina, categoría de cabina , tipo de cabina y número de confirmación .
  6. Para finalizar haz  clic en el botón agregar cabina +.
  7. Para agregar otras cabinas debes repetir el mismo proceso de acuerdo a la cantidad que necesites.

13. ¿Cómo agregar un servicio de hospedaje?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un hospedaje, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y en el listado escoge la opción de hospedaje. Luego indica si deseas agregar los sub servicios o no.
  4. Al hacer clic en agregar sub servicios, debes escoger cada uno de ellos y luego hacer clic en Agregar. En caso de no detallar los sub servicios, se abrirá directamente la ventana del servicio de hospedaje y podrás completar la información.
  5. En la ventana del servicio tendrás todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costo, documentos. Utiliza el botón de siguiente y atrás para pasar por las diferentes categorías.
  6. Haz clic en guardar cambios. También podrás agregar documentos o editar la información cuando lo desees.

Nota: Es importante que tomen en cuenta que cuando no se agrega el costo de los sub servicios, este no se va a ver reflejado en el itinerario.

14. ¿Cómo agregar sub servicios al servicio de hospedaje?

  1. Ubica el servicio de hospedaje al cual vas a agregar los sub servicios.
  2. Selecciona el botón acciones y luego haz clic en agregar servicio.
  3. Se abrirá una ventana donde vas a poder agregar los servicios incluidos en el paquete de hospedaje.
  4. Una vez definidos la cantidad de servicios a incluir, haz clic en agregar.
  5. Para cada uno de los sub servicios puedes agregar la información de costos, clientes y otros detalles.

15. ¿Cómo agregar más de una habitación en un servicio de hospedaje?

  1. En el módulo de viajes, crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. Dirígete a la sección de servicios, haz clic en el botón + agregar servicios y escoge la opción avanzado.
  3. Selecciona de la lista el servicio de hospedaje, llena todos los campos obligatorios en la sección de Información del servicio y luego pasa a la sección de clientes.
  4. En los detalles de las habitaciones, haz clic en seleccione personas y elige del listado los clientes que van a compartir la habitación. Podrás agregar también el tipo de habitación, número de camas y número de confirmación. Para finalizar, haz clic en el botón agregar habitación +
  5. Para agregar otras habitaciones, repite el proceso de acuerdo a la cantidad que necesites.

16. ¿Cómo agregar un servicio de restaurante?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un restaurante, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y en el listado escoge la opción de restaurante.
  4. Se abrirá una pestaña con todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costo, documentos. Utiliza el botón de siguiente atrás para pasar por las diferentes categorías.
  5. Haz clic en guardar cambios. También podrás agregar documentos o editar la información cuando lo desees.

17. ¿Cómo agregar un servicio de transporte?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un transporte, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y en el listado escoge la opción de transporte.
  4. Se abrirá una pestaña con todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costó, documentos. Utiliza el botón de siguiente atrás para pasar por las diferentes categorías.
  5. Haz clic en guardar cambios. También podrás agregar documentos o editar la información cuando lo desees.

18. ¿Cómo agregar un servicio de actividad?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar una actividad, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y en el listado escoge la opción de actividad.
  4. Se abrirá una pestaña con todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costo, documentos.Utiliza el botón de siguiente atrás para pasar por las diferentes categorías.
  5. Haz clic en guardar cambios. También podrás agregar documentos o editar la información cuando lo desees.

19. ¿Cómo agregar un servicio de seguro?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un seguro, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y en el listado escoge la opción de seguro.
  4. Se abrirá una pestaña con todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costo, documentos.Utiliza el botón de siguiente atrás para pasar por las diferentes categorías.
  5. Haz clic en guardar cambios. También podrás agregar documentos o editar la información cuando lo desees.

20. ¿Cómo agregar un servicio de tour?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un tour, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y en el listado escoge la opción de tour.
  4. Se abrirá una pestaña con todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costo, documentos. Utiliza el botón de siguiente y atrás para pasar por las diferentes categorías.
  5. Haz clic en guardar cambios. También podrás agregar documentos o editar la información cuando lo desees.

21. ¿Cómo agregar el tipo de servicio Otro?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista. 
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios
  3. Para agregar otro tipo de servicio que no se encuentre dentro del listado, selecciona el botón + agregar servicio y en el listado escoge la opción de Otro.
  4. Se abrirá una pestaña con todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costo. Utiliza el botón de siguiente y atrás para pasar por las diferentes categorías.
  5. Haz clic en finalizar para guardar los cambios.

Nota: El servicio Otro aparecerá en la factura pero, como no hay una fecha para este tipo de servicio ni un proveedor, no aparecerá reflejado en el Itinerario ni en el reporte de Proveedores.

22. ¿Cómo agregar un servicio de mayorista/ DMC?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un Mayorista o DMC, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y en el listado escoge Mayorista / DMC. Luego elige si deseas agregar los sub servicios o no.
  4. Si seleccionas la opción de agregar subservicios, debes escoger cada uno de ellos y luego hacer clic en Agregar.
  5. En la ventana del servicio tendrás todas las categorías que puedes editar: Información del servicio, clientes, costo, documentos. Utiliza el botón de siguiente y atrás para pasar por las diferentes categorías.
  6. Haz clic en guardar cambios. También podrás agregar documentos o editar la información cuando lo desees.

23. ¿Cómo agregar sub servicios al servicio de mayorista o DMC?

  1. Ubica el servicio de mayorista o DMC al cual vas a agregar los sub servicios.
  2. Selecciona el botón acciones y luego haz clic en agregar servicio.
  3. Se abrirá una ventana donde vas a poder agregar los servicios incluidos en el paquete de mayorista o DMC.
  4. Una vez definidos la cantidad de servicios a incluir, haz clic en agregar.
  5. Para cada uno de los sub servicios puedes agregar la información de costos, clientes y otros detalles.

24. ¿Puedo agregar un paquete de viaje en la plataforma?

Si. La plataforma permite agregar un paquete de viaje con un mismo costo a través de la opción mayorista/ DMC que aparece entre las opciones de los servicios que puedes agregar a un viaje.

De esta forma permite ingresar un costo total de lo que cuesta un paquete, teniendo la opción de desglosar o no los sub-servicios y los montos de cada uno, esto se realiza cuando un mismo proveedor (mayorista/ DMC) suministra varios servicios.

25. ¿Cuando agrego un nuevo cliente a un viaje, automáticamente la plataforma lo asocia a todos los servicios?

No. Al agregar un nuevo cliente a un viaje ya existente, se debe asignar manualmente en cada uno de los servicios que habían sido cargados al viaje anteriormente. En caso de agregar un nuevo servicio al viaje todos los clientes aparecerán asociados al mismo.

26. ¿Cómo editar un servicio?

  1. Selecciona el servicio a editar y haz clic en el botón acciones.  
  2. Se desplegará una lista con las opciones, escoge ver información de servicio.
  3. Selecciona la categoría que deseas editar dentro del servicio y haz clic en el botón editar.
  4. Realiza los cambios y para finalizar haz clic en el botón guardar cambios.

27. ¿Cómo agregar los costos por servicio dentro del viaje?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Ubica el servicio que deseas editar y selecciona el botón acciones, que se encuentra al lado derecho del servicio.
  4. Se desplegará una lista con las opciones, haz clic en la opción ver información de servicio y ubica en el menú la categoría de costo.
  5. Haz clic en editar y agrega los detalles financieros, tales como: costos, comisiones, impuestos, entre otros. También podrás dividir los costos entre los clientes. Una vez que hayas terminado de agregar los costos, guarda la información.

28. ¿Dónde puedo visualizar las costos asociadas a un servicio?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista..
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios. En esta sección podrás encontrar el listado de todos los servicios asociados al viaje con sus respectivos costos.

29. ¿Cómo distribuir los costos equivalentemente entre los grupos?

  1. Una vez creado el viaje y agregado los grupos al mismo. Ingresa a la sección de Servicios.
  2. Ubica el servicio y haz clic en el botón Acciones, escoge la opción de Ver información de servicio.
  3. Selecciona la categoría de costos y haz clic en Editar. Luego, responde SI a la pregunta: ¿Quieres dividir el costo entre los clientes?
  4. Se abrirá una nueva ventana donde debes seleccionar los grupos  entre los cuales se va a distribuir el monto del servicio, haz clic en Guardar y agregar costos y elige que SI vas a distribuir el costo equivalentemente entre los grupos.
  5. Selecciona el tipo de pago e ingresa comisiones, impuestos y markups en caso de que apliquen. Podrás ver como la plataforma automáticamente hace la distribución equitativa de los montos entre los grupos de clientes. 
  6. Para finalizar, haz clic en Confirmar y Guardar.

30. ¿Cómo distribuir costos no equivalentemente?

  1. Una vez creado el viaje y agregado los grupos al mismo. Ingresa a la sección de Servicios.
  2. Ubica el servicio y haz clic en el botón Acciones, escoge la opción de Ver información de servicio.
  3. Selecciona la categoría de costos y haz clic en Editar. Luego, responde SI a la pregunta: ¿Quieres dividir el costo entre los grupos?
  4. Se abrirá una nueva ventana donde debes seleccionar los grupos  entre los cuales se va a distribuir el monto del servicio, haz clic en Guardar y agregar costos y elige que NO vas a distribuir el costo equivalentemente entre los grupos.
  5. Selecciona el tipo de pago y agrega los montos que correspondan a cada grupo, incluyendo impuestos, tarifas y markups en caso de que apliquen.
  6. Para finalizar, haz clic en Confirmar y Guardar.

31. ¿En qué moneda debemos ingresar los costos de los servicios?

La plataforma permite ingresar la información de costos en cualquier moneda al momento de crear un servicio. Además, te indicará la tasa de cambio, extraída de Google, de la moneda seleccionada con respecto a la moneda base de la agencia (DÓLAR / EURO / LIBRAS / PESO MEXICANO / DOLAR AUSTRALIANO), de ser necesario te permite personalizar la tasa de cambio.

32. ¿Cómo cambiar el tipo de moneda de un servicio?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. Selecciona el servicio al que le vas a ingresar el costo y haz clic en el botón Acciones, escoge la opción Ver información de servicio.
  3. Ubica la categoría de Costo y haz clic en Editar.
  4. En el recuadro de Información general del costo, ubica el campo Moneda y haz clic para desplegar el listado con todos los tipos de moneda. Escoge el que corresponda, la tasa de cambio será la calculada por Google.

Nota: Si deseas personalizar la tasa de cambio debes hacer clic en el recuadro llamado tasa personalizada y cambiar la información de acuerdo a la tasa que tu utilices.

33. ¿Puedo confirmar y facturar un servicio y dejar los otros en estatus propuesta?

Si. La plataforma permite confirmar y facturar los servicios de manera individual y dejar los otros servicios en estado de propuesta. El estatus del viaje pasará a confirmado de manera automática al confirmar al menos uno de los servicios.

34. ¿Puedo confirmar el viaje completo teniendo unos servicios que serán pagados a la agencia y otros pagados al proveedor?

Sí, para confirmar el viaje en su totalidad solo debes hacer clic en el botón confirmar que se encuentra en la línea de estatus del viaje y la plataforma agrupará los servicios que serán pagados a la agencia para confirmarlos y facturarlos y agrupará los que serán pagados al proveedor para solo confirmarlos.

35. ¿Por qué no puedo confirmar masivamente un servicio que será pagado a la agencia y uno que será pagado al proveedor?

Porque no se puede agrupar acciones si todos los servicios no tienen el mismo tipo de pago seleccionado: Agencia o Proveedor.

36. ¿Cómo dividir el costo del servicio entre grupos de clientes?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. Ingresa a la sección de Clientes y crea los grupos de clientes para el viaje. Luego dirígete a la sección de Servicios.
  3. Haz clic en el botón Acciones del servicio y escoge la opción Ver información del servicio, luego ubica la categoría de Costo y haz clic en editar.
  4. Responde SI a la pregunta ¿quieres dividir el costo entre los clientes?, se abrirá una nueva ventana donde debes seleccionar la cantidad de grupos entre los cuales se va a distribuir el monto del servicio, haz clic en Guardar y agregar costos para avanzar.
  5. Podrás elegir si quieres distribuir el costo equivalentemente entre los grupos o no, luego haz clic en siguiente.
  6. Agrega la información sobre el tipo de pagos, comisiones, tarifas y markups. Luego, haz clic en Confirmar y Guardar.

37. ¿Qué es el markup de viaje?

Se refiere a un fee general que cobra la agencia por todos los servicios facturados.

38. ¿Cómo agregar el markup de viaje?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Para agregar un markup de viaje, selecciona el botón + agregar servicio, elige la opción de avanzado y escoge la opción de markup de viaje.
  4. Se abrirá una pestaña con todas las categorías que puedes editar: Información general, clientes y costo. Utiliza el botón de siguiente y atrás para pasar por las diferentes categorías.
  5. Haz clic en finalizar.

39. ¿Cómo facturar el markup de viaje?

  1. En el menú superior de la ficha de viaje, ingresa a la sección de servicios.
  2. Ubica los servicios y el markup de viaje que deseas confirmar y facturar y haz clic en el botón acciones de la parte superior derecha del listado. Selecciona confirmar y facturar.
  3. Haz clic en crear y se generará la factura con los servicios y el markup seleccionado.

40. ¿El markup de viaje puede reflejarse en la factura?

Si, el markup de viaje podrá ser reflejado en la factura. Para ver la factura con el markup incluido, escoge la opción de descargar el PDF detallado o no detallado con markup y podrás elegir si quieres ver los detalles del pago o no.

41. ¿Cual es la diferencia entre comisión, markup y fee o tarifa?

  1. Comisión: Es la comisión recibida del proveedor.
  2. Markup: Se refiere a cualquier comisión adicional agregada al servicio. Es un monto que paga directamente el cliente a la agencia o el proveedor entrega este monto por encima de la comisión esperada. 
  3. Fee o Tarifa: Es un gasto extra que no se recupera, no es una comisión.

42. ¿Cómo generar una factura?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, ubica la sección de servicios.
  3. Selecciona el servicio al cual vas a generar la factura y haz clic en el botón acciones.
  4. Elige la opción de confirmar y facturar.
  5. Podrás elegir entre hacer seguimiento o no de los pagos de una factura. Si decides hacer seguimiento, deberás indicar un cliente principal para la factura y la fecha de vencimiento de la misma. También podrás agregar algún impuesto o descuento asociado a las facturas.
  6. Haz clic en crear y el servicio quedará confirmado y facturado.

Nota: Solo se podrán facturar los servicios que han sido tildados como pagaderos a la agencia.

43. ¿Puedo dividir una factura entre varios grupos de clientes?

Podrás dividir una factura para aquellos servicios que tengan costos divididos.

44. ¿Cómo dividir una factura entre grupos de clientes?

Para dividir una factura entre grupos de clientes, debes haber previamente dividido los costos del servicio. 

  1. En el menú superior de la ficha de viaje, ubica la sección de servicios.
  2. Selecciona el servicio al cual le vas a generar la factura, haz clic en el botón acciones y elige la opción de confirmar y facturar.
  3. Se abrirá una ventana donde debes escoger la opción: Crear facturas individuales para cada grupo, luego haz clic en siguiente
  4. Escoge el cliente principal para cada factura y agrega la fecha de vencimiento de las mismas. También podrás agregar impuestos o algún descuento para las facturas.
  5. Haz clic en Crear para terminar el proceso.

45. ¿Como facturar varios servicios?

  1. Dirígete a la sección de servicios y selecciona los servicios que quieres confirmar y facturar.
  2. Ubica el botón acciones que aparece en la parte superior derecha del listado y haz clic en confirmar y facturar.
  3. Podrás elegir entre hacer seguimiento o no de los pagos de una factura. Si escoges la opción de hacer seguimiento, deberás indicar un cliente principal para la factura y la fecha de vencimiento de la misma.

Nota: Solo se podrán facturar los servicios que han sido tildados como pagaderos a la agencia.

46. ¿Como confirmar y facturar uno o varios servicios?

Existen 3 maneras de confirmar y facturar servicios:

  1. Desde el botón confirmar: Ubicado en la parte superior, al hacer clic aquí, podrás confirmar y facturar todos los servicios que se encuentren identificados como pago a la agencia y a su vez los servicios que están identificados como pago al proveedor sólo serán confirmados más no facturados.
  2. Desde el botón acciones del servicio: Ubica el servicio que deseas confirmar y facturar y haz clic en el botón acciones que se encuentra al lado derecho. Se desplegará una lista con las opciones, selecciona: confirmar y facturar.
  3. Desde la ventana del servicio: Haz clic en el botón acciones del servicio que deseas confirmar y facturar, selecciona la opción ver información de servicio y ubica el botón confirmar servicio que aparece en la parte inferior derecha de la ventana.

Nota: Podrás elegir entre hacer seguimiento o no de los pagos de una factura. Si escoges la opción de hacer seguimiento, deberás indicar un cliente principal para la factura y la fecha de vencimiento de la misma.

47. ¿Cómo filtrar los servicios de un viaje?

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. En el lado izquierdo se encuentra ubicado el filtro por tipo de servicio (actividad, crucero, hospedaje, mayorista, restaurante, seguro, tour, transporte, vuelo, markup del viaje).
  4. Haz clic en un servicio para filtrar la información.

Nota: Para volver a visualizar todos los servicios agregados dentro de un viaje, debes desplegar nuevamente el listado del filtro y seleccionar la opción todos.

48. ¿Cómo agregar documentos relacionados al servicio?

La plataforma permite agregar varios documentos relacionados con el servicio, tales como: boletos, facturas de hotel, certificados de vacunas, entre otros.

  1. Crea o selecciona un viaje de la lista.
  2. En el menú superior de la ficha de viaje, elige el botón servicios.
  3. Ubica el servicio donde deseas adjuntar el documento, haz clic en el botón acciones y elige la opción agregar documentos al servicio.
  4. Haz clic en editar y ubica el botón agregar + en la esquina superior derecha.
  5. Se abrirá una ventana en donde podrás adjuntar el documento, el cual debe estar en formato PDF.
  6. Para finalizar, haz clic en guardar y el documento aparecerá en la lista de documentos cargados al servicio.

Nota: También es posible agregar documentos desde la sección de Tareas, Notas y Docs.

49. ¿Para qué sirve agrupar servicios a una factura?

Esta acción le permite crear una sola factura con más de un servicio, para que el cliente sepa el monto total de los servicios contratados y tenga la opción de hacer un pago único para todos ellos.

50. ¿Cómo eliminar un servicio?

  1. Dirígete a la sección de servicios dentro de la ficha de viaje.
  2. Selecciona el servicio que deseas eliminar y haz clic en el botón acciones.
  3. Selecciona la opción eliminar servicio.
  4. Luego confirma la acción para terminar con el proceso.

51. ¿Cómo cancelar un servicio?

  1. Selecciona el servicio que deseas cancelar.
  2. Ubica el botón acciones y selecciona cancelar servicio.
  3. Se abrirá una ventana para confirmar la eliminación de las facturas y pagos asociados al servicio. También deberás indicar si recibirás o no la comisión por dicho servicio.
  4. Haz clic en aceptar y el estado del servicio cambiará a cancelado.

Nota: Si hay más de un servicio en la factura, este se eliminará y todos los demás servicios permanecerán en la factura. En caso de que sólo sea un servicio, la factura se eliminará.

52. ¿Cómo reactivar un servicio que ha sido cancelado?

Todos los servicios en estatus cancelado pueden ser reactivados.

  1. Selecciona el servicio que deseas reactivar.
  2. Ubica el botón acciones, selecciona la opción reactivar servicio y el servicio pasará a estatus propuesta

Nota: También puedes reactivarlo desde la ventana de Información del servicio.

53. ¿Cómo cambiar el propietario del viaje?

Solo para usuarios Administradores

  1. Ingresa en el viaje al que deseas cambiar de propietario.
  2. En la barra superior del viaje, ubica el ícono del lápiz para editar.
  3. Se abrirá una ventana en donde debes ubicar el campo identificado como Dueño del viaje y escribir el nombre del agente al que le vas a asignar dicho viaje.
  4. Para finalizar haz clic en Guardar.

54. ¿Cómo asignar un viaje a otro agente?

Solo para usuarios Administradores

  1. Ingresa al módulo viajes y haz clic en el botón Crear viaje.
  2. Se abrirá una nueva ventana donde deberás completar los campos obligatorios y en el que está identificado como Dueño del viaje podrás asignarlo a otro agente.
  3. Para finalizar haz clic en Crear.

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